Waarom vraagt iedereen steeds naar dezelfde papieren?

Crimineel geld mag niet ongemerkt de economie instromen. Daarom heeft de overheid een deel van de controle neergelegd bij organisaties die geld, eigendom of belangrijke transacties begeleiden. Denk aan banken, notarissen, accountants, verzekeraars, makelaars en trustkantoren.

Die organisaties moeten kunnen laten zien wie hun klant is, wat het bedrijf doet en wie er uiteindelijk eigenaar is of zeggenschap heeft. Lukt dat niet, dan kunnen zij de relatie of transactie niet altijd starten of voortzetten.

Bijna altijd begint het met dezelfde drie onderwerpen:

1. Welke bedrijven horen bij elkaar? Staat er een holding boven je werk-bv of een stichting tussen? Dat verband willen zij zien.
2. Wie is de eigenaar? Niet alleen bij de eerste bv, maar door de hele keten tot aan de mensen erachter.
3. Wie mag beslissen? Wie is bestuurder en wie mag de organisatie vertegenwoordigen?

Voor de mensen die uiteindelijk eigenaar zijn of zeggenschap hebben, bestaat een officiële term: uiteindelijk belanghebbende, vaak afgekort tot UBO. Bij een eenvoudige structuur ben je dat vaak zelf, eventueel samen met een compagnon of partner.

Elke organisatie blijft zelf verantwoordelijk voor haar controle. Een bank kan niet alleen zeggen dat de notaris het eerder al heeft bekeken. Zij moet zelf vastleggen welke informatie zij gebruikte.

Gegevens verouderen ook. Verkoop je aandelen, komt er een aandeelhouder bij of stopt een bestuurder, dan klopt het dossier van vorig jaar niet meer. Zonder centrale bron begint het verzamelen dan opnieuw.

De Europese AMLR geldt vanaf 10 juli 2027 in de meeste gevallen rechtstreeks. Je hoeft de regels niet uit je hoofd te kennen, maar je gaat de gevolgen merken als een kantoor je dossier beoordeelt.

• De eigendomsgrens wordt 25% of meer. Een belang van precies een kwart telt dan in het algemeen ook mee.
• Bronnen en actualiteit worden belangrijker. Het kantoor moet kunnen onderbouwen waarop zijn beoordeling is gebaseerd.
• Bestaande relaties blijven aandacht vragen. De precieze Nederlandse uitwerking en aanvullende AMLA-richtsnoeren zijn nog in ontwikkeling.

EnFoldr is één plek voor je bv's, holdings, aandeelhouders, bestuurders en bijbehorende documenten. Het organogram laat de verbindingen zien tot aan de natuurlijke personen achter de structuur.

Vraagt een aangesloten kantoor om je gegevens, dan werkt het vanuit hetzelfde dossier. Je hoeft niet voor iedere uitvraag weer een nieuwe map met bijlagen samen te stellen.

Je hebt er geen handleiding voor nodig. Het werkt als een gesprek:

1. 1

   Sleep je documenten in de chat

   Voeg bijvoorbeeld statuten, een uittreksel of aandeelhoudersregister toe. Tijdens de onboarding kun je ook meerdere documenten tegelijk laten verwerken.

2. 2

   EnFoldr leest en ordent ze

   De AI haalt relevante gegevens uit de stukken, stelt een passende naam voor en koppelt een bestand aan de juiste entiteit. Een dubbel bestand wordt overgeslagen.

3. 3

   Alles gaat naar het juiste dossier

   De originele documenten worden veilig opgeslagen. Kan EnFoldr niet betrouwbaar bepalen waar een bestand hoort, dan wordt het niet automatisch opgeslagen en vraagt het om controle.

AI helpt bij het voorbereiden en ordenen. Jij blijft verantwoordelijk voor het controleren en actueel houden van je bedrijfsinformatie.

1. 1

   Verzamel wat je hebt

   Pak je KvK-uittreksel, statuten en aandeelhoudersregister. Je notaris of accountant heeft vaak een kopie als jij die niet direct kunt vinden.

2. 2

   Zet het één keer in EnFoldr

   Upload de stukken en laat EnFoldr een eerste overzicht maken. Dat duurt meestal minder dan een halfuur, ook bij een uitgebreidere structuur.

3. 3

   Werk alleen nog bij wat verandert

   Pas één dossier aan als er een aandeelhouder, bestuurder of document wijzigt. Zo blijft je volgende uitvraag klein.

Je komt deze termen tegen in brieven en formulieren. Je hoeft ze niet te onthouden; dit overzicht helpt je om ze te herkennen.

UBO

De mensen die uiteindelijk het meeste te zeggen hebben over een bedrijf. Voluit: uiteindelijk belanghebbende.

KYC

Engels voor ‘ken je klant’. Het onderzoek dat een bank of kantoor doet voordat het met je in zee gaat.

Wwft

De Nederlandse wet die onder meer banken, notarissen en accountants verplicht om klanten te onderzoeken.

AMLR

De Europese verordening die vanaf 10 juli 2027 in de meeste gevallen rechtstreeks gaat gelden.

Poortwachter

Vakjargon voor organisaties die deze controle moeten doen, zoals banken, notarissen en accountants.

Aandeelhoudersregister

Het register waarin staat wie welke aandelen heeft. Een bv moet dit bijhouden.

Organogram

Het plaatje van je bedrijfsstructuur: welke organisaties er zijn, wie ze bezit en wie ze bestuurt.